ארגון וגיבוי תמונות זו עבודה מייגעת לפעמים. בעידן הדיגיטלי, רבים מאיתנו מצלמים עשרות ואפילו מאות ואלפי תמונות בכל חודש, אבל מרבית מהתמונות האלו מוצאות את סופן בתוך תיקייה “אבודה” כלשהי במחשב, ללא שימוש וללא יכולת מהירה לאתר את התמונות החשובות באמת מתוכן.
רובנו נתקלנו בסיטואציה שבה בן או בת הזוג שלנו מבקשים מאיתנו שנמצא את התמונות שצילמנו לפני שלושה חודשים במסיבה בגן הילדים ואנו מוצאים את עצמינו נוברים בתפזורת ענקית של תמונות שצברנו מזה שנים. ובמקרה הטוב, אנו עובדים עם תוכנה אשר מאפשרת הצגת תמונות ע"פ תאריך אך לא תמיד זכור לנו מתי צילמנו את התמונות…

המאמר הבא נועד בכדי להקל עלינו, צלמים חובבים ומקצועיים, את תהליך מיון ועריכת התמונות וחשוב מזה – לאפשר לנו לאתר כל תמונה במהירות בעזרת חיפוש מהיר במחשב וזאת ללא תלות בתוכנה ייעודית כזו או אחרת.

תהליך ארגון התמונות מתחיל כבר במצלמה

רבים מאיתנו משתמשים במצלמות אשר התאריך בהן איננו מכוון. ישנה חשיבות גדולה לכיוון תאריך ושעה במצלמות, מצלמות דיגיטליות מטביעות (לאו דווקא על התמונה עצמה) את התאריך והשעה המדויקת בתוך פרטי הקובץ של התמונה, את הפרטים הללו ניתן לחלץ מתוך התמונה בעזרת המחשב ולמיין את התמונות ע"פ תאריך מדויק ואף לשלב את תאריך התמונה בשם התמונה.

כיצד יוצרים חלוקה נכונה לתיקיות

עוד בטרם העתקת התמונות למחשב מומלץ לפתוח תיקייה חדשה, כאשר שם התיקייה מכיל את התאריך בו צולם האירוע ותיאור כללי.
את התאריך נציין מהסוף להתחלה ע"מ שהמחשב יבצע מיון מתמיד עבורנו, ע"פ יום הצילום.
אפשר לקרא לזה 'תאריך הפוך', ומשמעו לציין ראשית את השנה ורק אחריה את החודש והיום.

לדוגמא:
תמונות אשר צולמו ב- 20 למרץ 2011 יופיעו בתיקייה המתחילה ב- 20110320. משמע 20/03/2011
ניתן גם להוסיף מרווח או מקף בתאריך (2011-03-20) אך חשוב להיות עקבי, לכל אחד ואחת מאיתנו תהיה העדפה אחרת ואין דרך אחת הנכונה לכולם.

לאחר התאריך נציין תיאור כללי לאירוע כגון: 'מסיבת חנוכה בגן סביון' או 'טיול בנחל עמוד'. לצלמים מקצועיים אני ממליץ לציין את אופי האירוע, שם הלקוח ומומלץ גם מקום הצילום כגון: 'חתונה בארכה גיל ויעל כהן' או 'כנס משרד החינוך בית ציוני אמריקה'
* ציון שם האולם יעזור לנו מאוחר יותר, כאשר לקוח פוטנציאלי ישאל אותנו האם צילמנו באולם כזה או אחר ונוכל במהירות למצוא עבורו בזריזות תמונות אשר צולמו במקום ולהרשים את הלקוח.
בנוסף, לכל שנה אני יוצר תיקייה אשר תכיל את כל התיקיות השייכות לשנה זו, למרות שציינתי את התאריך המלא בשם תיקיית המשנה.

ארגון וגיבוי תמונות - דוגמה למבנה תקיות

ארגון וגיבוי תמונות – דוגמה למבנה תקיות

לקוחות ומשפחה – האם להפריד בין הבית לעבודה?

למרות שבחיים מומלץ להפריד בין העבודה לחיים הפרטיים, במיון תמונות אני מוצא את ההפרדה הזו מיותרת.
לעתים קורה שלקוחה נזכרת, אפילו שנה או שנתיים לאחר החתונה, שאין לה מספיק תמונות של הסבתא שלה מהאירוע. באמצעות חיפוש ע”פ שם ותאריך החתונה אוכל בקלות לאתר את התיקייה בה שמרתי את תמונות האירוע. וכאשר אני מצלם במסיבת יום ההולדת של הבן שלי או בטיול המשפחתי – המשפחה הופכת להיות 'הלקוח' מאוחר יותר כאשר אשתי תזכיר לי שעדיין לא ראתה את התמונות מאירוע כזה או אחר אוכל בקלות לאתר את התמונות בעזרת חיפוש קצר במחשב.

תהליך הזיקוק – מיון התמונות

מחיקת תמונות מיותרות חשובה לא פחות משמירת התמונות האהובות עלינו. כשאנחנו רואים תמונות של הילדים שלנו קשה לנו לוותר על אף אחת מהן! חברים רבים שלי שומרים בקנאות על על כל תמונה ותמונה. מחיקת תמונות שאינן לטעמנו, מטושטשות או לא ברורות תחסוך לנו מקום רב במחשב ותעזור לנו למצוא בקלות יותר את התמונות החשובות באמת. מעבר לזה, ריבוי קבצים מיותרים עשוי להאט את פעולת המחשב ולגזול מאיתנו זמן רב כאשר אנו מחפשים תמונות נבחרות מאירוע כלשהו.
ההקבלה לכך בעולם המקצועי היא שונה. צלם אירועים המצלם אלפי תמונות באירוע עשוי להזדקק גם לתמונות אשר אינן לטעמו. לאחר האירוע מומלץ להפריד בין התמונות הנבחרות לבין שאר התמונות, כאשר התמונות הנבחרות, ע"פ הצלם, יצורפו לפורטפוליו של הצלם, יועלו לאתר האינטרנט או לפייסבוק ושאר התמונות ישמרו לתקופה סבירה שבה עשוי הלקוח לחזור ולבקש תמונות נוספות של אחד האורחים או אפילו עותק מלא של התמונות במקרה והן נמחקו.
ניתן לחלק את תהליך המיון למספר שלבים פשוטים:
בשלב הראשון ניצור שתי תיקיות משנה בתוך תיקיית התמונות שלנו – תיקיית תמונות נבחרות ותיקיית מועמדות למחיקה, כך נוכל להפריד את התמונות המועדפות עלינו משאר התמונות ולרכז את כל התמונות המועמדות למחיקה בטרם נחליט למחוק אותן סופית, כך גם ניתן לוודא שלא שלחנו תמונות טובות למחיקה בטרם אנו מוחקים אותן סופית.
השאיפה היא שבסופו של דבר נשמור את תיקיית התמונות הנבחרות בלבד.

ארגון וגיבוי תמונות - דוגמה למבנה תקיות משנה

ארגון וגיבוי תמונות – דוגמה למבנה תקיות משנה

גיבוי התמונות – איפה שומרים את הקבצים?

קיימות שיטות רבות ומגוונות עבור גיבוי תמונות, חלקן כוללות רכישת מערכות גיבוי ייעודיות אשר דורשות השקעה כספית גבוהה. לדעתי, הדרך הקלה ביותר לגבות ולשמר את התמונות שלנו היא ע"י שימוש בכונן נייד חיצוני. זהו הפתרון היעיל והזול ביותר אשר קיים היום לצרכים אלו. חשוב לזכור שרעיון הגיבוי הוא להעתיק ולשמור את התמונות גם בכונן המחשב וגם בכונן חיצוני נייד, כך שבמידה ואחד מהם ניזוק ניתן יהיה לשחזר את המידע.

לכל מי שמעוניין לחסוך ניתן לגבות את התמונות לשירותי ענן חינמיים, כגון כונן גוגל וכדומה. במידה ואתם בוחרים בשיטה זו מומלץ לגבות את התמונות הנבחרות בלבד, עקב הגבלת כמות הקבצים הניתנים לגיבוי בענן.
לכל מי שעדיין משתמש בתקליטורים אני מציע לשקול מחדש את השימוש במדיה זו פשוט מכיוון שהיא רגישה מידי לשריטות ולחום ואינה עמידה לאורך שנים.